Locaciones para eventos: cómo elegir el tipo de espacio según el formato

La mayoría de los problemas de un evento corporativo se deciden el día en que se elige el espacio, aunque aparezcan semanas después: el ascensor de carga que no existe, el tomacorriente que no aguanta la pantalla, el horario de montaje que empieza cuando ya llegan los invitados. Se elige por las fotos y el precio, y se descubre lo demás en el montaje. Con las locaciones para eventos pasa lo mismo que con cualquier compra grande: conviene saber qué se necesita antes de mirar qué hay.

Esta guía no es una lista de salones. Es el criterio previo: los seis tipos de espacio, qué formato de evento pide cada uno, las cuatro condiciones que pesan más que el precio, lo que cambia en Bogotá y una matriz para comparar dos opciones. Las preguntas que se le hacen a una sede concreta antes de firmar están en qué preguntarle a una sede antes de firmar, y el marco completo del tema, en la guía de eventos corporativos.

¿Qué son las locaciones para eventos?

Son los espacios, cerrados o abiertos, donde se realiza un evento: hoteles, salones, casas, bodegas, fincas, auditorios o la propia sede de la empresa. El término tiene una historia curiosa: el diccionario de la RAE recoge «locación» en cine y televisión, en América, como sinónimo de localización, y en derecho como arrendamiento. Las dos acepciones describen lo que ocurre aquí: se busca un lugar y se alquila por una fecha.

En eventos, «locación», «sede», «espacio» y «lugar» se usan casi como sinónimos. Lo que importa no es el nombre sino lo que el espacio permite hacer: qué se puede montar, cuánta gente cabe de verdad, por dónde entra la carga y hasta qué hora se puede trabajar.

Los seis tipos de locación y lo que cada una le exige a la producción

Cada tipo resuelve unas cosas y complica otras. La tabla resume lo que suele pasar y qué se comprueba primero; no es una regla fija, porque dentro de cada tipo hay espacios muy distintos.

La tabla ordena las preguntas, pero no decide por ti: la respuesta depende del formato del evento.

Las locaciones para eventos según el formato

Un evento de tres horas con una demostración de producto necesita otra cosa que una convención de dos días con sesiones paralelas. Esta tabla, ilustrativa, relaciona los formatos más comunes con el tipo de espacio que suele servirles:

Si el formato no está claro todavía, conviene definirlo antes de abrir la búsqueda: cambia la lista de espacios posibles más que cualquier otro dato.

Las cuatro condiciones que pesan más que el precio

El precio es lo primero que se compara y lo que menos explica por qué un evento sale bien. Cuatro condiciones lo explican mejor, y las cuatro se averiguan antes de visitar:

• El acceso de carga. Por dónde entra lo que no cabe por la puerta principal: la altura de la puerta, el ascensor de carga y su capacidad, la distancia del vehículo al escenario. Un espacio sin ruta de carga obliga a armar todo a mano o a recortar la producción.
• La potencia y la conexión. Cuánta electricidad hay disponible en el punto donde irán las pantallas y el sonido, y si hay una red de internet que soporte la transmisión o el registro. Cómo se calcula la potencia está explicado para stands en potencia eléctrica de un stand, y la lógica es la misma.
• El horario de montaje y desmontaje. Cuántas horas hay para montar, desde cuándo y hasta cuándo para desmontar. Una locación que entrega el salón dos horas antes del evento obliga a recortar la producción o a pagar horas extras.
• Lo que se puede intervenir. Si se puede colgar de la estructura, pegar vinilos, perforar, cubrir el piso o mover el mobiliario existente. Muchos espacios lo prohíben o lo cobran, y es lo que decide si la marca se ve o se parece a cualquier otro evento.

Una locación se compara por lo que permite hacer, no por lo bien que sale en las fotos.

Estas cuatro condiciones se confirman por escrito y, de ser posible, en una visita conjunta, como se explica en la visita técnica: la reunión que evita la mitad de los problemas.

Lo que cambia al elegir una locación en Bogotá

Tres asuntos distinguen a Bogotá, y los tres afectan la elección del espacio. Hay una advertencia: las normas que los regulan cambian con frecuencia, así que aquí se explica el tipo de trámite y no su plazo, que se consulta en la fuente vigente.

La aglomeración de público. Bogotá regula los eventos con aglomeración a través del SUGA, el sistema de registro y autorización que explica el IDIGER. El Decreto 470 de 2021 define estas actividades como la reunión de personas por una convocatoria abierta, general e indiferenciada. Un evento corporativo cerrado, con invitación nominal, normalmente queda fuera, pero la decisión se verifica caso por caso, y una locación que ya tenga resuelto su plan de emergencias ahorra trabajo. El detalle está en cronograma de un evento corporativo: cómo armarlo hacia atrás desde el día.

El ruido. La Resolución 627 de 2006 fija límites de emisión de ruido por tipo de zona, y son más bajos de noche. Para el uso comercial el límite es de 70 dB(A) de día y 60 de noche, mientras que para el uso residencial y hotelero es de 65 y 55. Un evento con música en un espacio rodeado de vivienda tiene menos margen que uno en una zona comercial, y eso se revisa antes de contratar el sonido. Una explicación de cómo se aplica esa norma a una obra de noche está en obra nocturna en centro comercial.

El plan para cuando algo falla. El tráfico, la lluvia o un corte de energía afectan más a un espacio abierto o alejado. Cuanto más lejos está la locación, más pesa tener un plan escrito, como el de plan B para las tres cosas que siempre fallan en un evento.

Cómo comparar dos locaciones con una matriz

Cuando dos espacios parecen igual de buenos, una matriz evita que decida el más simpático. Se puntúa cada criterio de 1 a 5, se multiplica por su peso y se suma. Los pesos de este ejemplo son ilustrativos; se ajustan al formato de cada evento.

La locación A tiene más servicios incluidos, pero pierde por horario y potencia. Sin la matriz, ese «todo incluido» habría pesado más de lo que merece.

Los cinco datos que se piden antes de visitar

Antes de gastar una mañana en una visita, se piden por escrito cinco datos. Si la locación no los tiene, ya es una respuesta:

1. Planos acotados de la sala y de la ruta de carga, con alturas y anchos de puerta.
2. Ficha técnica con potencia disponible, puntos de conexión y capacidad del ascensor.
3. Reglamento de proveedores: si hay exclusivos de alimentación, sonido o seguridad, y qué cobran por traer los propios.
4. Horarios de entrada, de montaje y de desmontaje, y qué eventos hay antes y después.
5. Aforo por formato (auditorio, mesas, coctel), y no solo el máximo del brochure.

Un espacio que responde esto en un día suele responder bien durante el evento. Uno que no, rara vez mejora.

Los errores más frecuentes al elegir locación

• Elegir por las fotos. Costo: descubrir en el montaje que el espacio no tiene la altura o el acceso que se veía.
• Usar el aforo máximo como aforo útil. Costo: una sala llena de sillas donde no cabe el escenario ni el paso.
• No preguntar por el reglamento de proveedores. Costo: un cargo por traer sonido propio que nadie presupuestó.
• Cerrar sin conocer el horario de montaje. Costo: producción recortada o jornada extra pagada.
• Olvidar el ruido y el vecindario. Costo: una música que se baja a mitad del evento.
• Fijar la fecha antes que el espacio. Costo: quedarse con lo que esté libre, no con lo que sirva.

Los seis errores se evitan con una sola costumbre: elegir la locación a partir del formato del evento y no al revés.

Cuándo cerrar la locación en el cronograma

La locación es la primera decisión que mueve todo lo demás: sin ella no hay fecha firme, ni permisos, ni producción que presupuestar. Por eso va al comienzo del cronograma que se arma hacia atrás desde el día del evento, como se explica en cómo armarlo. Y una vez elegida, el siguiente paso es una visita técnica conjunta, la reunión que cierra lo que ninguna ficha técnica resuelve.

Glosario de las locaciones para eventos

• Locación. El espacio donde se realiza un evento; en eventos se usa casi como sinónimo de sede.
• Aforo. El número de personas que caben, que cambia según el formato: auditorio, mesas o coctel.
• Ruta de carga. El camino que recorre lo que se monta, desde el vehículo hasta el escenario.
• Reglamento de proveedores. Las reglas de la locación sobre quién puede trabajar en ella y con qué condiciones.
• Proveedor exclusivo. Un servicio, como la alimentación, que la locación obliga a contratar con ella.
• Montaje y desmontaje. Las horas antes y después del evento para instalar y retirar la producción.
• Aglomeración de público. La reunión abierta y masiva que Bogotá regula con el SUGA.

Qué hacer esta semana

1. Hoy: escribe en una línea el formato del evento, el número de asistentes y qué hay que meter al espacio.
2. Esta semana: haz una lista corta de tres espacios de tipos distintos y pídeles por escrito los cinco datos de arriba.
3. Antes de decidir: puntúa las opciones con la matriz y visita las dos mejores con la lista de la visita técnica.
4. Al firmar: deja escritos el horario de montaje, el reglamento de proveedores y qué se puede intervenir.

Para tener a mano el plan de lo que puede fallar, descarga el plan de contingencia de evento. Para seguir con el tema: cómo medir los resultados de un evento corporativo y la guía de eventos corporativos.

Si la locación es para un evento de cierre de año, el calendario completo está en evento de fin de año empresarial: cómo planearlo hacia atrás desde la fecha.

Elegir el lugar es la primera decisión de producción de una experiencia, como se explica en cómo se monta una experiencia de marca.

Y las atracciones que se instalan en la sede, con su registro previo, se explican en la Ley 1225 de 2008 aplicada a eventos.

Para un lanzamiento de producto, el tipo de espacio se elige según la demostración, como se explica en cómo elegir el espacio y el formato de un lanzamiento de producto.