El manual del expositor llega en un PDF de decenas de páginas, casi siempre después de que el stand ya está diseñado. Es el documento que más cambios provoca a última hora y el que menos se lee a tiempo.
Este artículo explica qué es, qué secciones decidirán si tu stand se puede construir, qué documentos te van a pedir para entrar a montar y cómo convertirlo en una lista que se cumple. Como ejemplo real usa el documento de Corferias, con su fecha de versión a la vista.
¿Qué es el manual del expositor?
Es el reglamento técnico y logístico que publica el organizador de una feria para quienes van a tener un stand. Fija qué se puede construir, cuándo se puede montar, cuánto cuesta cada servicio y qué documentos hay que presentar, y suele traer plazos que se cierran semanas antes del evento.
No es un trámite: es la lista de condiciones del espacio. Cualquier idea de stand, por buena que sea, tiene que caber dentro de él.
Los otros nombres con los que aparece
No tiene un nombre único, y por eso a veces cuesta encontrarlo. Según el organizador aparece como manual del expositor, guía del expositor, reglamento para expositores, normas de montaje o condiciones de participación. En Corferias, por ejemplo, conviven dos documentos: unas «Condiciones de participación», comunes a todas sus ferias, y una «Guía del Expositor» propia de cada feria, donde figuran las fechas de montaje y la cantidad de credenciales.
Si no aparece con ninguno de esos nombres, se pide por escrito al organizador. Que no te lo hayan enviado no significa que no exista, y desconocerlo no te exime de cumplirlo.
El valor contractual que suele tener
Suele tenerlo. En las condiciones de participación de Corferias, el propio documento declara que es «de obligatorio cumplimiento» y que hace parte integral del contrato de arrendamiento del espacio. Eso cambia cómo se lee: ya no es una recomendación, es una cláusula, y su incumplimiento puede traducirse en que el recinto interrumpa el montaje o retire lo que no cumpla, a cargo del expositor.
Cada organizador lo redacta distinto. La pregunta que hay que hacerse al recibirlo es si forma parte del contrato que se firmó o se va a firmar.
Las siete secciones que se leen primero
No hace falta leerlo entero el primer día. Hay siete secciones que deciden si el stand se puede construir como está pensado, y se leen en este orden:
| Sección | Qué buscar | Qué decide |
|---|---|---|
| Plazos y formularios | Fechas límite de cada trámite y recargos por entregarlos tarde | Todo lo demás: se lee primero porque es lo único que no se puede recuperar |
| Área y estructuras | Altura máxima, retiros hacia los vecinos, tipos de estructura permitidos | El volumen del stand |
| Elementos colgantes y anclajes | Si se puede colgar del techo, quién lo instala y qué carga admite | La gráfica aérea y la iluminación suspendida |
| Electricidad | Voltaje, potencia incluida, cómo se contrata la adicional, tipo de conexión | La iluminación, pantallas y equipos |
| Piso y cargas | Carga máxima por metro cuadrado, cómo se protege el piso | Tarimas, mobiliario pesado y maquinaria |
| Ingreso y montaje | Horarios, rutas, muelles, tiempo disponible, vehículos permitidos | El plan de montaje y el tamaño de cada pieza |
| Seguridad y personal | Materiales que se exigen, seguros, afiliaciones del personal de montaje | Quién puede entrar a construir y con qué documentos |
La mayoría de los rechazos en el recinto vienen de las secciones 2, 3 y 4: altura, anclajes y potencia. Son también las que más cambian el diseño ya aprobado. Las siete secciones se ven a continuación con datos concretos de un recinto.
Guía completa · Stands comerciales
Qué necesita un stand y con cuánta anticipación empezar
Modular, a medida o mixto; el calendario contado hacia atrás desde la apertura; lo que exige el recinto y dónde se va el presupuesto.
Qué dice cada sección en Corferias
Un manual abstracto no enseña mucho; uno concreto sí. Estos son los datos de la versión 15 del documento «Condiciones de participación» de Corferias, organizados en las siete secciones. Son reglas de un recinto y de una versión cuyo archivo es de 2019: sirven para ver qué clase de dato aparece y con qué orden de magnitud, no para diseñar contra ellas.
1. Plazos y formularios
Varios trámites dependen de una antelación de 15 días antes del montaje: la autorización para superar la altura permitida, la de descolgar elementos de los techos y, en áreas libres, el visto bueno al diseño. Además, los stands deben estar totalmente montados antes de la hora de apertura; si no, el documento prevé una multa equivalente a un salario mínimo mensual vigente, salvo que el retraso sea del propio recinto al entregar el área.
2. Área y estructuras
La altura máxima dentro de los pabellones es de 2,40 m. Para superarla hay que pedir autorización a la Jefatura de Montaje y separar la estructura 1 m de los stands vecinos. En las áreas libres el máximo es de 3 m frente a los pabellones 3 y 6 y de 5 m en el resto. Todos los elementos deben ser autoportantes, y el recinto no revisa el diseño estructural del stand: exige que cumpla la norma sismo resistente NSR-10 y deja esa responsabilidad en el expositor.
3. Elementos colgantes y anclajes
Está prohibido colgar elementos de las cerchas de madera de los pabellones 3 y 6, por livianos que sean. En los demás pabellones hay que solicitar autorización por lo menos 15 días antes de iniciar el montaje. Y en general se prohíben templetes, anclajes, chazos y puntillas sobre las instalaciones del recinto.
4. Electricidad
El servicio es de 110 voltios en monofásica y 208 en trifásica, a 60 Hz, con variaciones de alrededor del 10 %, por lo que el documento recomienda estabilizadores o UPS para equipos electrónicos. La instalación debe ejecutarla personal certificado y matriculado como técnico electricista, cumpliendo el reglamento técnico de instalaciones eléctricas (RETIE). El recinto entrega el punto de conexión en la columna interna del stand, y desde allí la distribución es responsabilidad del expositor. Para un montaje especial hay que presentar con anticipación el esquema eléctrico, avalado por un ingeniero electricista.
5. Piso y cargas
La capacidad máxima de carga en los entrepisos de concreto es de 400 kg por metro cuadrado. El sistema divisorio del recinto es delimitante, no estructural: solo admite colgar elementos livianos, con un peso no mayor a 5 kg por cada panel de 1 m. Si se aplican acabados sobre el piso, hay que usar plataformas o tarimas para no dañar el tapete del pabellón.
6. Ingreso y montaje
El área entregada no puede usarse como taller de producción: solo para ensamblar y montar módulos fabricados con anticipación. No se entrega el área antes de la fecha programada, que figura en la Guía del Expositor de cada feria. Está prohibido pintar con sistemas de aspersión dentro de los pabellones y usar pinturas o pegantes sobre el sistema divisorio. Y las presentaciones dentro del stand, como shows o cocteles, requieren autorización previa.
7. Seguridad y personal
Quien trabaje en alturas debe tener certificación vigente y usar su equipo de protección contra caídas. Cada trabajador debe portar elementos de protección personal, y quien entra a montar debe acreditar afiliación a ARL y EPS. Está prohibido bloquear cajas eléctricas, extintores, gabinetes de incendio o puertas, y el expositor debe llevar extintores según lo que exhiba: por ejemplo, de tipo multipropósito si se calientan alimentos.
Los documentos que piden para entrar a montar
Sin ellos, el recinto no entrega el área. En el documento de Corferias el ingreso exige presentar:
- El contrato de arrendamiento del espacio.
- El formulario de movimiento de mercancía, incluyendo los elementos de montaje.
- Las credenciales de montaje de cada persona, que expiran el primer día de la feria.
- Los documentos de seguridad social (ARL y EPS) de quienes montan.
- Las pólizas vigentes: una que ampare la mercancía contra riesgos como incendio, daños por agua, terremoto y hurto calificado, y otra de responsabilidad civil extracontractual con gastos médicos, ambas desde el primer día de montaje hasta el fin del desmontaje.
Estos documentos se preparan antes del primer día de montaje, no durante.
Para el desmontaje se pide además un paz y salvo por todo concepto, firmado por el supervisor del pabellón. El documento advierte que, si no se presenta completo, el recinto no permite el desmontaje.
Qué pasa si no se cumple
Pasa algo que cuesta tiempo y dinero, y casi siempre en el peor momento. El documento de Corferias prevé que el recinto pueda interrumpir el montaje y desmontar o retirar cualquier elemento que vaya contra las normas, con cargo al expositor y sin reconocerle suma alguna por los daños que ello cause. También prevé cobros por daños a sus instalaciones, con rangos expresados en salarios mínimos diarios: hasta 4 por un panel del sistema divisorio o hasta 1 por metro cuadrado de tapete, por ejemplo.
Cumplir el manual cuesta unas horas de lectura y una hoja de comprobación. No cumplirlo cuesta una pieza rehecha en el recinto, con el pabellón abierto y el reloj en contra.
Cómo se convierte en una hoja que sí se usa
Un manual de decenas de páginas no se lleva a la reunión de producción. Lo que sí se lleva es una hoja que lo resume, con cuatro columnas: qué exige, el dato, quién lo resuelve y para cuándo. Así se vería con cinco reglas de las anteriores:
| Qué exige | El dato | Quién lo resuelve | Para cuándo |
|---|---|---|---|
| Altura máxima | 2,40 m dentro de pabellones | Quien aprueba el diseño | Antes de producir |
| Autorización de altura mayor | 15 días antes del montaje | Una sola persona, con el recinto | Mínimo 3 semanas antes |
| Afiliación del personal | ARL y EPS vigentes | Quien coordina el montaje | Antes del día de ingreso |
| Pólizas | Mercancía y responsabilidad civil | Administración del expositor | Vigentes desde el primer día de montaje |
| Esquema eléctrico | Avalado por ingeniero, si el montaje es especial | Quien aprueba el diseño eléctrico | Con anticipación al montaje |
Y cuatro hábitos hacen que la hoja se cumpla:
- Marcar cada plazo en un calendario, con una semana de margen. Los recargos por entrega tardía existen para desanimar, y funcionan.
- Escribir cada límite como un dato, no como una frase: altura máxima en metros, anclaje al techo sí o no, potencia incluida en kilovatios, carga por metro cuadrado.
- Contrastar el diseño aprobado contra esos datos, pieza por pieza, antes de producir. Lo que no cumple se ajusta sobre planos.
- Asignar a una sola persona los trámites con el recinto. Cuando varias personas escriben al organizador, se pierde el hilo de qué se pidió y qué se aprobó.
Ese contraste es el paso que más errores evita, porque convierte «creo que cumple» en un sí o un no por cada punto.
Los errores más frecuentes al leerlo
- Leerlo después de diseñar. Es el más caro: el manual del expositor condiciona el diseño y no al revés.
- Que solo lo lea una persona del equipo. Quien define el diseño ve la altura; quien produce ve las cargas y los plazos; quien coordina ve los trámites. El resumen tiene que llegar a los tres.
- Dar por vigente un manual de otra edición. Los organizadores lo actualizan; el de la feria del año pasado puede no servir.
- Olvidar los anexos. Las condiciones de Corferias traen al final una circular sobre el uso de puntos de acceso WiFi propios dentro del recinto, y un stand con router propio puede interferir con la red de los vecinos.
- Confundir «incluido» con «suficiente». La potencia o el mobiliario que vienen con el espacio rara vez alcanzan para un stand con pantallas e iluminación propia.
- Dejar los seguros y las afiliaciones para el último día. Sin ellos no se entrega el área.
Lo que el manual no dice
Hay cosas que el documento no cubre y que se aprenden preguntando:
- Cómo se aplica de verdad. Algunos requisitos se verifican al ingreso y otros solo cuando alguien reclama. Pregúntalo al organizador, no lo supongas.
- Qué cambió respecto a la edición anterior. Un stand que pasó el año pasado puede no pasar este.
- Quién resuelve un problema en el montaje. Un nombre y un teléfono, no una dirección de correo.
- Qué margen real hay en las ventanas de montaje. El horario escrito y el que se aplica con diez stands descargando a la vez no siempre coinciden.
La potencia eléctrica es el ejemplo más frecuente de algo que el manual da por sentado: cómo se calcula está en cómo calcular la potencia eléctrica que necesita tu stand.
Cuándo hay que leerlo
Antes de aprobar el diseño. El manual se pide en cuanto se confirma la participación, y el contraste con el diseño se hace antes de cualquier producción. Eso permite ajustar una altura en un plano en lugar de cortar una estructura en el recinto.
Cuando el diseño ya existe, el manual sirve para elegir qué ideas se mantienen. Cuáles sobreviven a un recinto real están en ideas de stands para ferias: qué formato elegir y qué ideas sobreviven al recinto.
Y para que lo que se produjo llegue completo, un premontaje antes del envío cuenta lo que el manual no puede. El argumento está en por qué el premontaje en taller es la partida que no se recorta, y cómo se mide al volver, en cómo medir si una feria valió la pena. La feria completa, de la ubicación al desmontaje, está en la guía de stands comerciales.
Las reglas de altura y anclaje del recinto aplican también a los sistemas listos para armar: stand modular frente a stand a medida.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el manual del expositor?
Es el reglamento técnico y logístico que publica el organizador de una feria para quienes tendrán un stand. Establece qué se puede construir, cuándo se puede montar, el costo de cada servicio y los plazos y documentos que hay que presentar. Puede llamarse guía del expositor, normas de montaje o condiciones de participación.
¿Qué secciones del manual del expositor se leen primero?
Plazos y formularios, área y estructuras permitidas, elementos colgantes y anclajes, electricidad, piso y cargas, ingreso y montaje, y seguridad y personal. Son las que determinan si el stand se puede construir como está diseñado, y los plazos van primero porque son lo único que no se puede recuperar.
¿Qué documentos piden para montar un stand en Corferias?
Según la versión 15 de sus condiciones de participación: el contrato de arrendamiento, el formulario de movimiento de mercancía, las credenciales de montaje, los documentos de ARL y EPS de quienes montan y las pólizas de mercancía y de responsabilidad civil. Sin la documentación completa, el recinto no entrega el área.
¿Qué pasa si el stand no cumple el manual?
El recinto puede interrumpir el montaje y retirar lo que no cumpla, a cargo del expositor. En Corferias, además, el documento prevé una multa equivalente a un salario mínimo mensual si el stand no está montado antes de la apertura, y cobros por daños a sus instalaciones, expresados en salarios mínimos diarios.
¿Cuándo hay que revisar el manual del expositor?
Antes de aprobar el diseño y antes de producir. Se pide en cuanto se confirma la participación en la feria. Ajustar una altura o un anclaje sobre planos es barato; hacerlo en el recinto obliga a cortar y rehacer piezas contra el reloj.
¿Cómo se convierte el manual del expositor en una lista de comprobación?
Con una hoja de cuatro columnas: qué exige, el dato exacto (metros, kilovatios, kilos por metro cuadrado), quién lo resuelve y para cuándo. Cada plazo se marca con una semana de margen, los trámites con el recinto los gestiona una sola persona y el diseño se contrasta pieza por pieza antes de producir.
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