La sede es la primera decisión de un evento y la que condiciona todas las demás: el aforo, los horarios, qué catering se puede contratar y qué producción técnica cabe. Elegirla por disponibilidad o por foto es lo que después obliga a adaptar el evento al espacio, en vez de al revés.
Este artículo explica cómo elegir sede para un evento corporativo: qué se pregunta sobre aforo, sobre lo técnico y sobre el contrato, qué costos aparecen después de firmar y cómo se comparan dos sedes con los mismos criterios.
Cuál es el aforo real según el formato
La primera pregunta no es cuánta gente cabe, sino cómo se va a organizar la gente. El mismo salón admite números muy distintos según el formato, y los sitios suelen anunciar el máximo, que corresponde al formato más apretado.
| Formato | Cómo se ubica la gente | Cuándo sirve |
|---|---|---|
| Cóctel | De pie, circulando | Networking y lanzamientos con poco programa |
| Teatro o auditorio | Sentados en filas, mirando al escenario | Presentaciones largas y conferencias |
| Escuela | Sentados en filas con mesa | Capacitaciones donde se toma nota |
| Banquete | Sentados en mesas redondas | Cenas, premiaciones y eventos con comida servida |
| Cabaret | Mesas semicirculares orientadas al escenario | Presentación con trabajo en grupos |
Pide el aforo para tu formato concreto, por escrito, y compara sedes con el mismo formato. De pie no es lo mismo que sentado en filas, y menos aun sentado en mesas redondas.
Las preguntas de aforo y de flujo
Dónde se recibe a la gente. Si hay registro, hace falta un área antes de la sala. Sin ella se forma cola en la calle o en el lobby del edificio.
Cuántos baños hay. Suena menor hasta que ciento cincuenta personas salen a la vez en el intermedio.
Qué permisos y plan de emergencias tiene la sede. Si el evento entra en lo que Bogotá considera una aglomeración de público, el trámite ante el SUGA y el plan de emergencias dependen en parte de lo que la sede ya tenga resuelto. Qué es esa figura y cuándo aplica está explicado en cronograma de un evento corporativo: cómo armarlo hacia atrás desde el día.
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La cuenta regresiva completa, qué se contrata aparte, los permisos que hacen falta y dónde se concentra el gasto.
Las preguntas técnicas
Cuánta potencia eléctrica hay disponible, y dónde están los puntos. Un evento con tarima, sonido, luces y pantalla pide bastante más de lo que tiene un salón pensado para reuniones.
Qué se puede colgar o fijar. Muchas sedes prohiben perforar, y eso cambia cómo se resuelve la escenografía y la gráfica.
Cómo entra el material. Por dónde, en qué horario, con qué ascensor y si cabe una tarima desarmada. Las escaleras aparecen siempre el día del montaje.
Cómo es la acústica. Un salón con mucho vidrio y techo alto rebota, y eso se resuelve con más equipo, es decir con más presupuesto.
Qué luz natural entra y a qué hora. En un salón con ventanales, la luz de las seis de la tarde no es la de las diez de la mañana, y cambia toda la iluminación del escenario y de las pantallas.
Las preguntas contractuales
- Cuántas horas de montaje y desmontaje incluye, y cuánto cuesta la hora adicional. Es el sobrecosto más frecuente.
- Si se puede montar la víspera. Montar el mismo día comprime todo y multiplica el personal necesario.
- Si exige proveedores propios de catering, sonido o vigilancia. Algunas sedes lo imponen, y eso elimina tu capacidad de negociar esas partidas.
- Qué pólizas pide y con qué cobertura.
- Qué pasa si se cancela, y con cuánta anticipación.
- Si la sede tiene licencia de música o si le corresponde al organizador. La información del trámite está en la Ventanilla Única Empresarial.
Los costos que aparecen después de firmar
El precio de alquiler casi nunca es el costo de la sede. Estos son los conceptos que conviene preguntar antes de firmar, porque son los que se facturan aparte:
| Concepto | Qué preguntar |
|---|---|
| Horas extra de montaje | Tarifa por hora y cuántas incluye el contrato |
| Energía adicional | Cuánta potencia está incluida y cuánto cuesta la adicional |
| Seguridad y personal de la sede | Si es obligatorio contratarlo y a qué tarifa |
| Aseo y residuos | Si se cobra por evento o por hora |
| Parqueadero | Cupos incluidos y costo del resto |
| Depósito de garantía | Monto, condiciones y plazo de devolución |
| Cancelación o cambio de fecha | Anticipación mínima y penalidad |
Con esa tabla respondida por escrito, el precio de dos sedes ya se puede comparar con honestidad.
Cómo se comparan dos sedes
La comparación se hace con los mismos criterios, sede por sede, y por escrito: aforo en tu formato, potencia disponible, horas de montaje incluidas, proveedores impuestos, costos aparte y condiciones de cancelación. La sede más barata por alquiler es la más cara por evento si cada una de esas filas se paga aparte.
La visita, no el brochure
Todo lo anterior se responde caminando el espacio, a ser posible a la misma hora del día que tendrá el evento. Y se completa, ya con la sede elegida, en una visita técnica con todos los proveedores a la vez, que está explicada en la visita técnica: la reunión que evita la mitad de los problemas.
Los errores más frecuentes al elegir sede
- Elegir por disponibilidad o por foto. La foto no muestra la acústica, la potencia ni las escaleras.
- Preguntar el aforo máximo y no el de tu formato. El máximo corresponde al formato más apretado.
- Comparar solo el alquiler. Lo que se factura aparte puede superar la diferencia.
- No preguntar por proveedores impuestos. Elimina la negociación de catering o sonido.
- No leer la cláusula de cancelación. Un cambio de fecha sin tarifa acordada se paga caro.
Elegir sede para un evento corporativo: una matriz para comparar dos sedes
Para elegir sede para un evento corporativo con criterio, conviene llevar la misma hoja a todas las visitas. Esta es una plantilla que se llena sede por sede, con las respuestas por escrito:
| Criterio | Qué se anota | Sede A | Sede B |
|---|---|---|---|
| Aforo en mi formato | Número para cóctel, teatro o banquete, según el evento | — | — |
| Potencia disponible | Kilovatios y ubicación de los puntos | — | — |
| Horas de montaje incluidas | Cuántas incluye y costo de la hora extra | — | — |
| Proveedores impuestos | Catering, sonido o vigilancia exigidos | — | — |
| Costos aparte | Energía, personal, aseo, parqueadero y depósito | — | — |
| Cancelación | Anticipación mínima y penalidad | — | — |
Con las dos columnas llenas, la sede más conveniente casi siempre se ve sola, y la decisión deja de depender de cuál impresionó más en la visita.
Glosario de la elección de sede
- Aforo. El número máximo de personas que admite un espacio; cambia según el formato en que se distribuyan.
- Montaje y desmontaje. Las horas que la sede da antes y después del evento para instalar y retirar lo necesario.
- Proveedor impuesto. Un servicio, como catering o sonido, que la sede obliga a contratar con ella o con una lista cerrada.
- Plan de emergencias. El documento que define cómo se responde a un incidente en el espacio.
- Depósito de garantía. El monto que la sede retiene hasta confirmar que el espacio se devolvió en buen estado.
- Contacto operativo. La persona de la sede que conoce el espacio día a día, distinta del comercial que lo vende.
Qué hacer antes de firmar
Tres pasos, antes de comprometer la fecha:
Define el formato del evento y pide el aforo de ese formato por escrito.
Envía la lista de preguntas técnicas y contractuales a las dos o tres sedes que te interesan y compara las respuestas.
Visita la elegida a la hora del evento y pide el plano. El resto de decisiones, en orden, está en la guía de eventos corporativos.
Antes de las preguntas a una sede concreta, está el criterio para elegir el tipo de espacio, en locaciones para eventos: cómo elegir el tipo de espacio según el formato.
Si lo que se busca es una acción que salga al encuentro del público y no una sede donde convocarlo, mira activaciones de marca: qué son, qué tipos hay y cómo se producen.
Y para elegir sede en la temporada más competida del año, mira evento de fin de año empresarial: cómo planearlo hacia atrás desde la fecha.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se elige la sede de un evento corporativo?
Preguntando por escrito el aforo real según el formato del evento, la potencia eléctrica disponible, qué se puede colgar o fijar, cómo entra el material, cuántas horas de montaje incluye y si impone proveedores propios. Se compara cada sede con los mismos criterios y se visita a la hora del evento.
¿Por qué hay que pedir el aforo según el formato del evento?
Porque el mismo salón admite números muy distintos de pie, sentado en filas o en mesas redondas, y las sedes suelen anunciar el aforo máximo, que corresponde al formato más apretado. Pide el aforo de tu formato concreto, por escrito.
¿Qué preguntas técnicas se le hacen a una sede de eventos?
Cuánta potencia eléctrica hay y dónde están los puntos, qué se puede colgar o fijar, por dónde y en qué horario entra el material, cómo es la acústica y qué luz natural entra a la hora del evento.
¿Qué costos adicionales tiene una sede además del alquiler?
Horas extra de montaje, energía adicional, seguridad y personal de la sede, aseo y residuos, parqueadero, depósito de garantía y penalidades por cancelación o cambio de fecha. Conviene preguntarlos antes de firmar porque se facturan aparte.
¿Las sedes pueden imponer proveedores de catering o sonido?
Sí, algunas exigen proveedores propios de catering, sonido o vigilancia. Eso elimina la capacidad de negociar esas partidas, por lo que se pregunta antes de firmar y se tiene en cuenta al comparar sedes.
¿Es mejor visitar la sede o confiar en el brochure?
Visitarla, a ser posible a la misma hora del día que tendrá el evento. El brochure no muestra la acústica, la potencia, las escaleras ni la luz natural. La visita se completa, con la sede elegida, con una visita técnica con todos los proveedores a la vez.
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